Zakelijk gedrag: bedrijfscultuur

Naast professionaliteit en betrouwbaarheid hecht CZ groep waarde aan een prettige samenwerking. Heldere afspraken zorgen voor wederzijdse verwachtingen en aanspreekbaarheid. Onze drie kernwaarden – betekenisvol, daadkrachtig en Team CZ – vormen de basis voor ons gedrag en onze beslissingen en zijn verankerd in onze cultuur.

Impacts

Vastlegging, uitbreiding, bevordering en evaluatie van de bedrijfscultuur

Na het introduceren van de CZ strategie, zijn we in 2024 gestart met het uitbouwen van onze bedrijfscultuur door middel van het Leiderschap, Organisatie en Ontwikkelingstraject (LOO-traject). Dit traject omvat verschillende maatregelen zoals leiderschapstrainingen, tweedaagse sessies onder begeleiding van een expert en de CZ Experience. Alle medewerkers, inclusief teamleiders en managers, dienen deze initiatieven te doorlopen. Op deze manier versterken en verankeren we de gewenste cultuur in onze organisatie. In 2025 heeft een groot deel van de medewerkers dit programma doorlopen en in 2026 continueren we dit. De CZ Experience hebben we in 2025 afgesloten. Wel zijn er nieuwe initiatieven ontwikkeld, zoals in 2025 de kernwaardenweken, om het traject onder de aandacht te houden bij medewerkers.

Door dit LOO-traject werken we naar een verbetering van de kwaliteit van onze dienstverlening en een verbeterde samenwerking tussen teams. We moedigen medewerkers aan verantwoordelijkheid te nemen voor hun eigen groei en die van CZ groep, door te experimenteren, te leren en te innoveren als team en zo positieve impact te maken op onze verzekerden. We werken aan het creëren van een veilige werkomgeving waarin collega’s elkaar waarderen en uitdagen, om op deze manier een cultuur van vertrouwen en samenwerking te bevorderen.

Bevordering en evaluatie van onze bedrijfscultuur

Door regelmatige dialoogsessies met bestuurders en klankbordgroepen bevorderen we de (gewenste) bedrijfscultuur. In deze sessies krijgen medewerkers de mogelijkheid om input en feedback te geven en te ontvangen over het LOO-traject. Daarnaast worden er evenementen en workshops georganiseerd om de betrokkenheid en bevlogenheid van medewerkers te vergroten. Ook kijken we regelmatig naar de voortgang en impact van de initiatieven die genomen zijn om onze cultuur te verbeteren. Dit doen we aan de hand van het analyseren van de resultaten voortkomend uit feedback en beoordelingen van de verschillende programma’s en sessies.

Beleid

Gedragscode

In de gedragscode staan de gedragsafspraken die gelden voor alle medewerkers binnen CZ groep. We vinden het belangrijk dat iedere medewerker de gedragsafspraken kent en zich daaraan houdt. Of je nu in vaste dienst bent, stage loopt, als uitzendkracht of op interim-basis werkt. Alleen zo kunnen we een betrouwbare en professionele zorgverzekeraar zijn. Want dat verwachten onze stakeholders, zoals onze verzekerden, toezichthouders en de maatschappij in zijn algemeenheid, ook van ons. Onze gedragscode biedt een overzicht van afspraken die we hebben gemaakt binnen de organisatie over het gedrag op werk. Onderdelen hiervan zijn onder meer het betrouwbaar en professioneel handelen, voorkomen van belangenverstrengeling, het nastreven van veiligheid en het melden van incidenten. De gedragscode wordt door de divisie Transformation & People beschikbaar gesteld, zowel op intranet als bij het onboarding traject van nieuwe medewerkers. Medewerkers dienen te verklaren dat ze de gedragscode ontvangen en gelezen te hebben. De verantwoordelijkheid voor de uitvoering van dit beleid ligt bij de bestuurder Transformation & People binnen CZ groep. Monitoring en actualisatie van onze gedragscode is op dit moment nog niet ingericht.

Melden van onrechtmatig gedrag

In de ‘Dit is niet oké’-procedure beschrijven we de werkwijze over het melden en onderzoeken van onrechtmatig gedrag; dat wil zeggen gedrag dat in strijd is met onze gedragscode. Wanneer een medewerker of leidinggevende ongewenst gedrag ervaart, observeert of vermoedt, biedt CZ groep verschillende manieren aan om hulp of ondersteuning te vragen, zoals contact met leidinggevende, vertrouwenspersonen, bedrijfsmaatschappelijk werk. In 2025 is, als onderdeel van het beleid Sociale en Psychologische veiligheid, de ‘Dit is niet oké’-procedure gelanceerd, inclusief een speciale ‘Dit is niet oké’-knop. Alles wat hierlangs besproken wordt, wordt vertrouwelijk behandeld en pas gedeeld als de melder hier toestemming voor geeft.

Integriteitsbeleid

Wij hebben met ons integriteitsbeleid kaders vastgesteld voor het integer handelen voor iedereen die bij CZ groep werkt. Het beleid is van toepassing op alle medewerkers bij CZ groep en laat aan hen zien wat we onder integer handelen verstaan. Onze basisregel voor integriteit is dat de medewerkers van CZ groep altijd eerlijk, zorgvuldig en oprecht handelen en dat zij respect, eerlijkheid en betrouwbaarheid in de omgang met anderen stimuleren. Dit streven we na door onder meer het zo goed mogelijk voldoen aan wet- en regelgeving, waaronder ook de Gedragscode Goed Zorgverzekeraarschap en de Gedragscode Verwerking Persoonsgegevens Zorgverzekeraars.

Binnen CZ groep ligt de uitvoerende verantwoordelijkheid voor het integriteitsbeleid bij de beleidsadviseur beleid & arbeidsvoorwaarden, rapporterend aan de bestuurder Transformation & People. Medewerkers hebben de mogelijkheid ervaringen, suggesties, vragen en klachten te delen. Hierdoor kunnen we onze kanalen en processen verbeteren en daarmee monitoren we het effect van het onderliggende integriteitsbeleid. 

Het integriteitsbeleid is beschikbaar voor alle medewerkers via Intranet. Leidinggevenden moeten ervoor zorgen dat hun medewerkers bekend zijn met het beleid, gemotiveerd zijn en in staat gesteld worden om het beleid na te leven. In 2024 is een audit uitgevoerd om te toetsen op het integriteitsbeleid en de naleving ervan.

Protocol monitoring

Ook vindt binnen onze organisatie monitoring van de integriteit van medewerkers plaats, zoals beschreven in het Protocol Monitoring CZ groep. Deze regeling heeft als doel een goede balans te vinden tussen enerzijds een integere en beheerste bedrijfsvoering – waarbij een verantwoord en integer gebruik door (en controle op) de medewerkers en werkomgeving van belang is – en anderzijds de bescherming van de privacy van de medewerkers.

Opleiding rond zakelijk gedrag

Leidinggevenden hebben een belangrijke rol in het bevorderen van zakelijk gedrag omdat ze het goede voorbeeld dienen te geven, het onderwerp onder de aandacht dienen te brengen in hun teams en het eerste aanspreekpunt zijn wanneer een medewerker zijn onvrede wil uiten. Om leidinggevenden te ondersteunen in deze rol en de bijbehorende taken, biedt CZ groep training en coaching aan. Dit is in lijn met ons Learning & Development beleid, zoals te lezen onder in het hoofdstuk Opleiding & ontwikkeling. Hiermee zorgen we ervoor dat leidinggevenden zich zekerder voelen in deze verantwoordelijkheid en samen met hun team kunnen bijdragen aan een veilige en respectvolle werkomgeving.

Ook is er een belangrijke rol voor de interne vertrouwenspersonen neergelegd, gezien zij de taak hebben om melders en betrokken derden te ondersteunen, te begeleiden en te adviseren. Gepland staat dat zij ook voorlichting gaan geven over hun rol in het voorkomen en oplossen van ongewenst gedrag.

CZ groep hecht belang aan het opleiden van medewerkers op het gebied van zakelijk gedrag. Naast dat medewerkers hierop gewezen worden in de gedragscode en integriteitsbeleid, zijn er ook verschillende trainingen ontwikkeld die aangeboden worden via de CZ campus, zoals de training ‘Ongewenst gedrag aangepakt’ en de leerlijn 'Integriteit en privacy'. Deze tweede training is verplicht voor alle medewerkers. In geval van wettelijke verplichtingen maken we aantoonbaar dat de trainingen zijn gevolgd en aan de verplichting wordt voldaan.

Bescherming van klokkenluiders

CZ groep heeft de klokkenluidersregeling geïntegreerd in de ‘Dit-is-niet oké’-procedure. Het doel van deze procedure is om medewerkers de mogelijkheid te geven een melding te doen van eventuele (vermoedens van) misstanden binnen CZ groep, waarbij zij de melding kunnen doen zonder dat dit consequenties heeft voor de arbeidspositie en veiligheid van deze medewerker. De regeling bevat de procedures voor het melden van een misstand, het inschakelen van een adviseur, het onderzoek en informatie met betrekking tot rechtsbescherming en geheimhouding. Medewerkers hebben ook de mogelijkheid om de afdeling advies van het Huis voor Klokkenluiders te raadplegen voor advies en ondersteuning.

De klokkenluidersregeling heeft betrekking op alle medewerkers van ondernemingen binnen CZ groep. Ook andere personen dan medewerkers, zoals voormalig medewerkers, sollicitanten of andere personen die anderszins arbeid verrichten of hebben verricht voor CZ groep, kunnen een melding doen. De verantwoordelijkheid voor het beheer en de uitvoering van de klokkenluidersregeling binnen CZ groep is belegd bij de bestuurder Transformation & People. De ‘Dit is niet oké’-procedure, waar de klokkenluidersregeling onderdeel van is, is voor alle medewerkers te raadplegen via intranet. De klokkenluidersregeling, wordt als onderdeel van de ‘Dit is niet oké’-procedure, jaarlijks herzien. Ook stelt de accountant jaarlijks vast of er meldingen zijn geweest.

Een melding volgens de klokkenluidersregeling kan worden gedaan via de procedure ‘dit is niet oké’ en bij verschillende externe instanties, zoals het Huis voor Klokkenluiders. Dit kan mondeling of schriftelijk plaatsvinden. De melder verstrekt hierbij alle benodigde informatie en vermeldt de manier waarop contact kan worden opgenomen. Hiermee wordt geborgd de melder op een veilige manier kan communiceren.

In de klokkenluidersregeling is de vertrouwelijkheid van meldingen geborgd. Er wordt geen informatie verschaft aan personen die niet bij de melding betrokken zijn tenzij – en voor zover dit strikt noodzakelijk is – in het kader van het onderzoek of CZ groep daartoe is gehouden op grond van wet- en regelgeving of rechterlijke uitspraak. Bij het verschaffen van informatie wordt de anonimiteit van de medewerker zoveel mogelijk gerespecteerd.

De medewerker die de melding doet, wordt op geen enkele wijze in zijn positie benadeeld als gevolg van het melden of het behandelen van die melding. Bij een melding die niet integer is (op basis van verkeerde intenties plaatsvindt), geldt deze bescherming uitdrukkelijk niet. De ‘Dit is niet oké’-procedure is in lijn met de Richtlijn (EU) 2019/1937 van het Europees Parlement en de Raad. Onderzoekers die een melding onderzoeken nadat er een onderzoeksopdracht is gegeven door een bestuurder, op voorstel van het meldpunt, hebben hiervoor een training gevolgd. Voor medewerkers is de Sociale wegwijzer opgesteld, waarbij zij kunnen zien voor welke meldingen zij waar terecht kunnen. Ook meldingen in overeenstemming met de klokkenluidersregeling zijn hierin meegenomen.

Incidentenmanagement

Wanneer iemand een melding doet via de klokkenluidersregeling, wordt deze zorgvuldig beoordeeld. Alleen als er serieuze aanwijzingen zijn én voldoende informatie beschikbaar is, volgt een onderzoek. Als een onderzoek wordt ingesteld worden de statutair bestuurders hierover geïnformeerd. De onafhankelijke onderzoekers van CZ groep voeren het onderzoek uit en binnen een termijn van drie maanden vanaf het moment van de melding, wordt de medewerker schriftelijk op de hoogte gebracht van de resultaten van het onderzoek en de stappen en maatregelen waartoe de melding heeft geleid.

Binnen CZ groep vallen corruptie en omkoping onder het interne frauderisico: fraude of incidenten waarbij medewerkers van CZ groep betrokken zijn. Voor dit risico geldt de ‘Dit is niet oké’-procedure. Deze procedure maakt deel uit van het integriteitsbeleid en richt zich op incidenten die een ernstig gevaar vormen voor een integere bedrijfsvoering. Deze procedure ziet onder meer specifiek op het detecteren en behandelen van omkoping en corruptie.

Bij een melding van een incident bepaalt het incidententeam zo snel mogelijk, maar uiterlijk binnen vijf werkdagen, welke vervolgstappen nodig zijn. Voor het onderzoek schakelt het team altijd een intern bedrijfsonderdeel of externe partij in, afhankelijk van wat het meest passend is. Zo waarborgen we een onafhankelijk en objectief onderzoek.

CZ groep voert periodiek een Systematische Integriteit Risico Analyse (SIRA) uit. Daaronder valt ook belangenverstrengeling en corruptie en omkoping als risico. Het grootste risico wordt verwacht bij de afhandeling van declaraties, bij het inkopen van producten en diensten en binnen zorginkoop. Functies die vatbaar zijn voor corruptie- en omkopingsrisico’s zijn functies die mogelijkheden hebben tot het plegen van fraude op omvangrijke schaal. Voorbeelden hiervan zijn medewerkers van de salarisadministratie en medewerkers die elektronische betalingen kunnen aanmaken of wijzigen; en daarmee zichzelf kunnen bevoordelen.