Governance

Rol van bestuurs-, leidinggevende en toezichthoudende organen

Samenstelling, kennis en vaardigheden

Het Bestuursteam van CZ groep bestaat uit twee statutair bestuurders en vijf medebestuurders. Zij zijn gezamenlijk de uitvoerende bestuurders van CZ groep. De niet-uitvoerende bestuurders van onze organisatie zijn de vijf leden van de Raad van Commissarissen. De verzekerden van CZ groep worden vertegenwoordigd door de Ledenraad. De werknemers van CZ groep worden vertegenwoordigd door de ondernemingsraad. In de ‘Uitgangspunten voor bestuurlijke inrichting’ staat de samenwerking tussen de uitvoerende en niet-uitvoerende bestuurders, de Ledenraad en de ondernemingsraad omschreven.

Het Bestuursteam en de RvC worden evenwichtig samengesteld op basis van variatie, individuele deskundigheid en achtergrond. Bij de selectie en voordracht van nieuwe kandidaten worden de in de ‘Uitgangspunten voor bestuurlijke inrichting’-vastgelegde profielschetsen als uitgangspunt genomen. De huidige RvC heeft bestuurlijke ervaring, kennis en kunde zowel met betrekking tot de financiële dienstverlening en het verzekeringsbedrijf als tot het zorgveld, data- en IT en duurzame ontwikkeling. Het huidige Bestuursteam heeft ruime ervaring in zowel de financiële dienstverlening en het zorgverzekeringsbedrijf, als kennis en kunde van de zorg, IT-infrastructuur en beveiliging, human resources management, interne beheersing, zakelijk gedrag en risicomanagement. Een beschrijving van de samenstelling en diversiteit van het Bestuursteam en RvC en hun ervaring is terug te vinden in de bijlage Personalia. We zijn voornemens om het volgende verslagjaar in meer detail te rapporteren over kennis en ervaring op duurzaamheidsonderwerpen (onder voorbehoud van eventuele wijzigingen in de rapportage-eisen van de CSRD). In de alinea Structuurregime in het hoofdstuk Governancestructuur lichten we onze inzet op zakelijk gedrag toe.

Bij de selectie van nieuwe leden letten we op een evenwichtige verdeling tussen vrouwen en mannen. De RvC bestaat op 31 december 2024 uit twee vrouwen (50%) en twee mannen (50%). Het Bestuursteam bestaat op 31 december 2024 uit vier mannen (57%) en drie vrouwen (43%). De RvC is als orgaan volledig onafhankelijk (100% onafhankelijke leden).

Taken en verantwoordelijkheden

Het Bestuursteam is verantwoordelijk voor de strategie, inclusief duurzaamheidsonderwerpen. De bestuurder Finance & Risk is de eerste verantwoordelijke voor het concernbrede duurzaamheidsbeleid en divisie-overstijgende trajecten zoals het CZ Klimaattransitieplan, het CZ-beleid Diversiteit & Inclusie en de implementatie en verankering van de CSRD. Deze bestuurder wordt ondersteund door de manager Sustainability & Integrated Reporting uit de divisie Finance. Specifieke duurzaamheidsthema's zijn verdeeld onder de relevante bestuurders en hun managers. Zo is Toegang tot zorg belegd bij de bestuurder Zorg en Toegankelijkheid van verzekeringen bij de bestuurder Klant & Markt. Binnen hun divisies zijn aangewezen managers verantwoordelijk voor de sturing op beleid, stakeholderbetrokkenheid, acties, meetbaarheid en doelstellingen. Dit is conform de in diverse beleidslijnen uitgewerkte RACI-tabellen. 

Voor omvangrijke trajecten kan gewerkt worden met tijdelijke projectteams voor ontwikkeling, implementatie of versnelling. In 2024 werd bijvoorbeeld voor de implementatie van de CSRD met projectteams gewerkt. De rapportagelijnen van deze teams lopen zowel naar de op onderdelen verantwoordelijke bestuurders toe als op het geheel - via de bestuurder Finance & Risk - naar het Bestuursteam en vervolgens naar de Raad van Commissarissen. 

De definitieve vaststelling van beleid en doelen vindt plaats binnen het Bestuursteam. De monitoring van de voortgang op de doelen wordt gevolgd via de reguliere kwartaalrapportages van divisies en in de CZ hartslag (de vernieuwde Planning & Control-cyclus binnen CZ groep waarin in samenhang dynamisch gestuurd wordt op de realisatie van de strategie). 

CZ groep heeft een programma voor permanente educatie opgesteld om de deskundigheid van de leden van het Bestuursteam en de Raad van Commissarissen op peil te houden en waar nodig uit te breiden. Het Bestuursteam inventariseert jaarlijks welke onderdelen training of opleiding vereisen voor bestuurders en leden van de Raad van Commissarissen. In 2024 kwam onder andere de zorgplicht, informatiebeveiliging en leiderschap aan bod. 

Informatievoorziening, bespreking en afweging van dilemma’s

Onze governancestructuur en Planning & Control-cyclus borgt tijdige informatievoorziening over duurzaamheidsonderwerpen aan het Bestuursteam en de RvC. Zoals hierboven benoemd, maken de onderwerpen deel uit van de kwartaalrapportages van onze divisies en worden ze meegenomen in de CZ hartslag wat continu tijdige besluitvorming, (risico)beheersing en belangenafweging (bespreking van dilemma’s) faciliteert. De materiële onderwerpen die onze kerntaak en -activiteiten omvatten zijn vast onderdeel van gesprek met RvC en Ledenraad. Voorbeelden hiervan zijn de toegang tot zorg, de toegankelijkheid van onze producten, IT-beveiliging (onder meer ter bescherming van de persoonsgegevens van onze klanten), ons werkgeverschap en bedrijfscultuur. Hiernaast worden met enige regelmaat ook onderwerpen als verduurzaming van het zorgveld en diversiteit en inclusie met de RvC besproken. Waar mogelijk en relevant, wordt informatie over standpunten van betrokken belanghebbenden (zoals verzekerden, zorgveld en medewerkers) meegenomen in de besprekingen en besluitvorming.

In 2024 stonden onder meer de volgende onderwerpen op de agenda van het Bestuursteam, de RvC en Ledenraad:

Het Bestuursteam heeft in 2024 de dubbele materialiteitsanalyse (DMA) van CZ groep vastgesteld, op basis van voorbereidingen die zowel in 2023 als 2024 zijn getroffen door het projectteam CSRD, met inbreng van diverse in- en externe stakeholders en branchegenoten (Zorgverzekeraars Nederland). De leden van het Bestuursteam zijn meegenomen in het proces en hebben de mogelijkheid gehad de gedefinieerde onderwerpen te bevragen en qua inhoud aan te scherpen. Op verschillende momenten in 2023 en 2024 is de RvC meegenomen in de ontwikkelstappen. De Ledenraad is meegenomen in de consultatieronde van stakeholders, die eind 2023 plaatvond.

Integratie van duurzaamheidsprestaties in beloningsregelingen

CZ groep kent geen variabele beloning en we kennen evenmin aandelen of opties aan medewerkers (inclusief bestuurders) toe. Deze uitgangspunten maken dat er binnen onze organisatie geen koppeling is tussen specifieke duurzaamheidsdoelen en beloning.

Due-diligence verklaring

Voor inzicht in de wijze waarop CZ groep (stappen van) het due diligence-proces in de praktijk toepast, verwijzen wij (conform de aanwijzingen in de European Sustainability Standards), naar de onderdelen van deze duurzaamheidsverklaring in de bijlage Due-dilligence verklaring.

Risicobeheersing en controles

In 2024 is een eerste, voorlopige procedure ingericht voor de risicobeheersing en interne controle op de samenstelling van de duurzaamheidsverklaring. Deze procedure zal op de korte en middellange termijn nader worden uitgewerkt. Inhoudsbepalende onderdelen van de procedure zijn een zorgvuldige vaststelling van de dubbele materialiteitsanalyse (DMA), een eerste vaststelling van de van toepassing zijn de rapportage-eisen en datapunten voor het verslagjaar op basis van de uitkomsten van de DMA, bespreking van de ambitiestelling voor het toepassen van de CSRD in het betreffende jaar in het Bestuursteam en definitieve vaststelling van de uit te vragen datapunten voor het verslagjaar. Uitvoerende onderdelen van de procedure betreffen onder meer de concrete uitvraag van datapunten in de organisatie (en achterliggend in de waardeketen), de analyse en controle van de ontvangen informatie (gevolgd door een eventuele additionele uitvraag), de monitoring van de voortgang, de verwerking van de definitieve informatie-aanlevering tot de duurzaamheidsverklaring en de controle van het eindproduct.

Om risico’s in het proces tijdig te signaleren, wordt er gewerkt aan continue monitoring op zowel de procesmatige als inhoudelijke voortgang. Deze monitoring wordt periodiek besproken door het CSRD projectteam (geleid door de manager Sustainability & Integrated Reporting). Als de voortgang niet toereikend is, wordt geëscaleerd naar de verantwoordelijke bestuurder (bestuurder Finance & Risk). Belangrijke risico’s die we vooralsnog in kaart hebben gebracht zijn zowel de niet tijdige en onvolledige aanlevering van data, als de kwaliteit (juistheid en betrouwbaarheid) daarvan. Dit betreft zowel de toelevering van data vanuit de eigen organisatie als vanuit de waardeketen. Voor de juiste aanlevering vanuit de eigen organisatie zijn escalatiepaden naar het bestuur ingericht en is de mogelijkheid voorhanden om via de CZ hartslag per kwartaal om prioritering te vragen. Voor de aanlevering vanuit de waardeketen (en dan met name het zorgveld) wordt samengewerkt in brancheverband met Zorgverzekeraars Nederland zodat zorgaanbieders een eenduidige vraag krijgen en niet overvraagd worden.

Over de voortgang van zowel het proces als de inhoud wordt ieder kwartaal gerapporteerd door de manager Sustainability & Integrated Reporting vanuit de divisie Finance (eerste lijn). Omdat het hier gaat om wet- en regelgeving wordt de voortgang ook in de compliance-rapportage (tweede lijn) gerapporteerd. De businessverantwoordelijken voor materiële thema’s rapporteren af in de compliance rapportage van de betreffende divisie.